SharePoint con Firma Electrónica
Sharepoint es una herramienta de Microsoft cada vez mas utilizada en las empresas para organizar documentos y sobre todo crear flujos de trabajo lo mas automatizados posible, para dar mas funcionalidad es posible realizar firma electrónica (legal) a los documentos que lo requieran.
El proyecto consiste en realizar una integración entre SharePoint y un servicio de firma electrónica que cumple legalmente con firma avanzada o reconocida, para poder firmar automáticamente documentos almacenados en Sharepoint, para ellos se genera un flujo donde el usuario marca los documentos que quiere firmar y quien los debe firmar (uno o varios firmantes), a aparte de otros datos como la fecha para enviar a firmar en el caso de que no sea de forma inmediata, una vez firmado el documento se puede enviar a sus destinatarios por correo electrónico o almacenarnos en una carpeta para su archivo o tratamiento posterior.
No hay necesidad que los firmantes estén dados de alta en el sistema, porque la firma se realiza mediante una plataforma de movilidad, mediante un PC o el propio el móvil del firmante.
La firma avanzada puede efectuarse mediante certificados (reconocida) o mediante un procedimiento con reconocimiento del firmante (avanzada) y ambas son legalmente vinculantes.
Opcionalmente, permite llevar un control estricto del uso de los certificados que se utilizan en el proceso de firma.
Permite llevar el control fácilmente de quién firma y quién no.
Envía automáticamente notificaciones a los firmantes, avisando que tienen firmas pendientes e informando del proceso a seguir.
Permite reenviar automáticamente las notificaciones de firma pendiente tras un plazo determinado. Esto es especialmente útil en entornos con muchos documentos y muchos firmantes distintos que, sin el apropiado control, tienen un difícil seguimiento.
Permite llevar el control de los procesos de firma que están en curso y que ya han finalizado.
Permite indicar y controlar la caducidad del documento a firmar, lo que es especialmente útil, entre otros, para ofertas con un periodo de validez predefinido.
Permite archivar tanto el documento firmado como las evidencias adquiridas por tantos años como se considere necesario.
Permite integrar el flujo de firma con otros flujos de sharepoint, por lo que el proceso de firma podría ser un flujo independiente, o bien el inicio, el final, o parte, de otros flujos de negocio.
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